Uno de los pilares de las compras estratégicas es el conocimiento profundo del gasto. Antes de negociar, consolidar proveedores o rediseñar una estrategia de adquisiciones, es necesario responder a una pregunta clave: ¿en qué estamos gastando, con quién y cómo?

Este artículo aborda las buenas prácticas para realizar un diagnóstico efectivo de una categoría de gasto, los indicadores clave a monitorear y los errores comunes que impiden aprovechar el potencial de los datos de compras.

¿Cómo hacer un diagnóstico rápido y efectivo de una categoría de gasto?

Un buen diagnóstico no tiene que ser complejo, pero sí debe ser estructurado. Estas son las etapas clave:

1. Consolidar información de compras: extraer datos del ERP, reportes contables y/o bases de datos internas.
2. Limpiar y clasificar el gasto: estandarizar nombres de proveedores, categorizar por tipo de servicio o producto.
3. Identificar patrones: volumen, frecuencia, áreas solicitantes, variación de precios, concentración de proveedores.
4. Revisar contratos y condiciones vigentes: detectar vencimientos, plazos, penalidades o condiciones especiales.
5. Contrastar con el mercado: validar precios y condiciones con benchmarks externos cuando sea posible.

Con este ejercicio, es posible establecer una línea base que oriente la estrategia de negociación posterior.

Indicadores clave para evaluar la eficiencia de compras por categoría:

Algunos KPIs recomendados para medir el desempeño de una categoría son:

• Gasto por proveedor: ayuda a visualizar concentración o atomización excesiva.
• Gasto por unidad de negocio o usuario interno: permite entender el origen de la demanda.
• Variabilidad de precios: revela falta de estandarización o dependencia de proveedores.
• Cumplimiento de SLA o niveles de servicio: clave para categorías de servicios.
• % de contratos vigentes vs compras sin contrato: indica madurez en la gestión de la categoría.

¿Por qué muchas empresas no aprovechan bien sus datos de compras?

Existen varias razones comunes:

• Falta de limpieza de datos: maestro de materiales deficiente con errores de digitación, duplicidades, datos inconsistentes (por ejemplo: nombre de proveedores), descripciones ambiguas o no normalizadas, etc.
• ERP o sistemas no estandarizados: dificultad para consolidar información.
• Ausencia de clasificación por categoría: impide segmentar el gasto de forma significativa.
• Poca cultura analítica en compras: enfoque operativo en lugar de estratégico.
• Falta de tiempo o recursos para hacer análisis: el equipo está ocupado "apagando incendios".

Casos reales: cómo encontramos ahorros ocultos en categorías indirectas

1. Servicios de mensajería y courier: En una empresa con múltiples sedes a nivel nacional, identificamos una alta dispersión de proveedores y condiciones contractuales desalineadas. Al consolidar el gasto total de mensajería y courier, se logró una renegociación con escala, obteniendo un ahorro anual del 28%.
   Además, se estableció un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) con métricas claras de desempeño (tiempos de entrega, incidencias, cobertura geográfica), lo cual no solo redujo costos, sino que mejoró el control operativo y la trazabilidad de los envíos. Se eliminaron costos ocultos por entregas fallidas y retrabajos administrativos.
2. Materiales de oficina: En una organización con alta atomización de compras de papelería y útiles, detectamos más de 500 ítems en uso, con múltiples proveedores y procesos manuales por cada pedido.
   La intervención permitió reducir en un 40% las referencias utilizadas, estandarizando los ítems recurrentes. Se negoció un contrato marco con un único proveedor, lo que generó condiciones preferenciales en precio, plazos, reposición y garantía. Adicionalmente, se implementó un catálogo electrónico integrado al ERP, lo que permitió a los usuarios realizar pedidos directamente, eliminando pasos innecesarios y liberando capacidad operativa del área de compras. Esto redujo errores, aceleró procesos y generó trazabilidad en tiempo real.
3. Servicios de limpieza tercerizada: En el análisis de la categoría se encontraron diferencias de tarifa de hasta 35% entre sedes para servicios idénticos. Algunos contratos se renovaban automáticamente sin revisión de condiciones. Se procedió a una licitación unificada, estandarizando el alcance de los servicios, horarios, insumos y supervisión. Esto permitió nivelar las tarifas a un promedio más competitivo, generando ahorros directos y condiciones homogéneas de control y cumplimiento. Además, se redujo el riesgo operativo al contar con un solo proveedor por región, con cláusulas de penalidad y protocolos de contingencia ante inasistencias o incumplimientos.

Estos resultados fueron posibles gracias a diagnósticos ágiles pero estructurados, que permitieron detectar oportunidades de mejora antes invisibles para la organización.

Más allá de ser un ejercicio técnico, el análisis de gasto se convierte en un verdadero activador de valor estratégico cuando se realiza con enfoque, método y profundidad.

Contar con información clara, depurada y accionable no solo facilita una mejor toma de decisiones, sino que habilita el diseño de estrategias de abastecimiento que trascienden el ahorro inmediato y generan impacto en eficiencia, servicio y sostenibilidad.

Si su organización necesita apoyo para diagnosticar una categoría de gasto, nuestro equipo puede ayudarles a encontrar ahorros ocultos y transformar la gestión de compras en un activo estratégico.

Solicite la información de nuestro servicio de Negociación de Categorías por Encargo basada en la aplicación de la metodología de Strategic Sourcing (Abastecimiento estratégico) al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

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