Recodificación del maestro de bienes y/o servicios

En GPM Consultores ofrecemos un servicio especializado de recodificación del maestro de bienes y servicios (B&S) diseñado para que su empresa gestione sus almacenes y cadena de suministro de forma eficiente, inteligente y alineada con las mejores prácticas internacionales. Nuestra meta es crear una base estandarizada y normalizada que permita un control efectivo y una gestión optimizada de los bienes y servicios dentro de su sistema de registro.

¿Por qué es fundamental la recodificación del maestro de B&S?

Una correcta recodificación y catalogación de bienes y servicios es clave para:

Garantizar la continuidad, orden y flexibilidad en la gestión de materiales.
Mejorar la vinculación entre materiales y equipos para optimizar mantenimientos programados.
Facilitar la integración y homologación de inventarios en toda la organización.
Minimizar errores, duplicidades y mejorar la trazabilidad en la cadena de suministro.

Codificación

Nuestra meta al brindar este servicio es lograr que nuestro cliente gestione sus almacenes en función de las tendencias actuales que focalizan la atención en la vinculación de una cadena de suministros continua e inteligente con el control efectivo de los Bienes y Servicios (B&S) en el sistema de registro.

También se busca que durante este proceso se efectúe una adecuada vinculación de los materiales con los equipos existentes, lo cual mejorará el manejo de los mantenimientos programados.

¿Qué incluye nuestro servicio de recodificación?

Nuestra propuesta está orientada a mejorar la eficiencia de la gestión de B&S mediante un proceso estructurado que abarca las siguientes tareas:

Estandarización y normalización de la base de bienes y servicios existente.
Depuración y eliminación de registros duplicados o homologables.
Definición de una catalogación única y universal basada en estándares internacionales.
Redacción de normas y manuales para mantener la integridad y actualización futura del catálogo.
Implementación de una taxonomía estructurada que facilite la clasificación y búsqueda.

Objetivo #1 - Estandarización y Normalización de B&S

Para cumplir con este primer objetivo, debemos desarrollar las siguientes actividades:

1. Análisis Inicial de la Base de Datos

Al recibir la base de datos actual, realizamos un análisis detallado de su estructura y calidad de información. Este diagnóstico nos permite entender el estado actual del catálogo y definir con precisión la clasificación de familias y subfamilias de bienes y servicios, sentando las bases para una recodificación eficiente.

2. Definición y Asignación de Categorías según UNSPSC

Recomendamos la adopción de la clasificación internacional United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), que organiza todos los bienes y servicios en cuatro niveles jerárquicos: Segmento, Familia, Clase y Código. Asignamos el código UNSPSC a cada registro, integrándolo como un atributo clave que facilita la estandarización y el reconocimiento global de los materiales.

3. Definición de Atributos Clave para Cada Categoría

Tras la categorización, identificamos y definimos los atributos esenciales que debe contener la ficha de cada bien o servicio. Limitamos la descripción a un máximo de tres atributos por categoría, asegurando una estructura clara y funcional que optimice la gestión y búsqueda en el catálogo.

4. Estandarización de Descripciones

Mediante segmentación, establecemos criterios rigurosos para normalizar las descripciones de los bienes y servicios, garantizando uniformidad y facilitando la comparación y análisis de los registros.

5. Normalización Exhaustiva de Descripciones

Aplicamos procesos sistemáticos para corregir inconsistencias, eliminar redundancias y homogeneizar los términos y formatos en las descripciones, asegurando un catálogo coherente y confiable.

6. Levantamiento Físico y Compleción de Datos Faltantes

Realizamos una verificación física y documental para identificar y completar cualquier dato faltante en la base de bienes y servicios, asegurando que la información esté completa y actualizada para un manejo óptimo.

Objetivo #2 - Depurar la Base de B&S

Luego de desarrolladas las actividades anteriores, buscaremos B&S duplicados (con especificaciones idénticas) u homologables (con características similares para los cuales se admite una unificación con otro registro equivalente). Dichos B&S serán listados y sometidos a revisión por la empresa cliente, para dirimir su eliminación o permanencia de estos registros en la base de datos final.

Depuración por duplicidad: analizaremos los part numbers, descripciones y fabricantes de cada ítem para identificar cuales coinciden en sus elementos para definirlos como duplicados.

Objetivo #3 - Clasificación de B&S

Posteriormente a la catalogación de la base de B&S, efectuaremos para cada uno de los ítems, una categorización de acuerdo con el árbol de taxonomía de la empresa cliente. De esta forma, y como producto terminado de este objetivo, cada uno de los ítems tendrá asignado un código de 8 dígitos.

Objetivo #4 – Redactar normas para Catalogación

GPM elabora la norma de catalogación y mantenimiento de la base de B&S para garantizar la integridad del catálogo en el futuro.

Además de esto, GPM entregará un manual maestro de catalogación con ejemplos y tablas que servirán como guía a los catalogadores de la empresa cliente.

Clasificador

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