La gestión de contratos es un pilar fundamental en la relación entre las empresas y sus proveedores, socios y clientes.
La gestión del contrato no se limita únicamente a la firma del mismo. Durante todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de un contrato se hace necesaria una adecuada gestión y revisión continua del contrato inicial. Cambios y nuevas oportunidades de mejora hacen que los términos de referencia iniciales algunas veces tengan que ser revisados y/o adaptados. Asimismo, nunca estamos exentos a la aparición de conflictos entre las partes, y cada uno de los procesos de pagos y costos tienen que ser correctamente administrados si se quiere lograr alcanzar los objetivos acordados y para que no se generen contingencias posteriores (por ejemplo: sanciones de algún ente gubernamental).
En el estándar internacional PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la gestión de contratos forma parte crucial del área de conocimiento de gestión de adquisiciones. Este proceso es vital porque garantiza que las partes involucradas cumplan con los términos establecidos y que los contratos sean gestionados de manera eficaz a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La gestión de contratos empieza desde la planificación de adquisiciones, donde se define qué se va a contratar y cuando, hasta la cierre del contrato, asegurando que todo se haya cumplido correctamente. La importancia de esta etapa se debe a varios factores relevantes:
a) Cumplimiento legal y contractual: Ayuda a garantizar que todos los términos del contrato, así como las leyes y regulaciones locales o internacionales, sean cumplidos.
b) Control del rendimiento: Permite monitorear si el proveedor cumple con sus obligaciones dentro de los plazos, presupuestos y estándares de calidad acordados.
c) Mitigación de riesgos: La gestión de contratos es fundamental para gestionar y mitigar riesgos asociados con los proveedores, como incumplimientos o cambios no planificados.
d) Cierre de contrato: Un adecuado cierre de contrato asegura que todas las entregas han sido realizadas y que no queden pendientes legales o financieros.
Una auditoría exhaustiva de este proceso no solo garantiza el cumplimiento de los términos contractuales, sino que también puede identificar áreas de mejora y prevenir riesgos legales o financieros.
A continuación presentamos los aspectos clave que se deben evaluar durante una auditoría del proceso de gestión de contratos en una empresa:
1. Existencia y accesibilidad de los contratos:
El primer paso en cualquier auditoría del proceso de gestión de contratos es asegurarse de que todos los contratos vigentes estén disponibles y fácilmente accesibles. Esto incluye tanto los contratos digitales como los físicos. Es crucial verificar que se mantenga un registro centralizado y actualizado, donde los contratos estén organizados según su tipo, fecha de vencimiento y partes involucradas. Además, todos los empleados relevantes deben tener acceso a estos contratos para garantizar el correcto seguimiento de sus términos.
2. Cumplimiento de los términos contractuales:
Uno de los objetivos principales de la auditoría es evaluar si ambas partes están cumpliendo con los términos acordados. Se deben revisar aspectos como los plazos de entrega, la calidad de los productos o servicios, los pagos, y las obligaciones de ambas partes. Es importante que la auditoría identifique cualquier incumplimiento, tanto por parte de la empresa como del proveedor, y proponga acciones correctivas si es necesario.
3. Procedimiento de creación y aprobación de contratos:
Un aspecto clave en la auditoría es verificar como se realiza la creación y aprobación de los contratos dentro de la empresa. Es esencial que existan controles adecuados para garantizar que todos los contratos sean revisados y aprobados por los departamentos legales y financieros correspondientes antes de ser firmados. Este procedimiento debe estar documentado y seguido rigurosamente para minimizar riesgos legales y/o financieros.
4. Gestión de riesgos:
La auditoría debe evaluar cómo se gestionan los riesgos asociados a los contratos. Esto incluye la revisión de cláusulas contractuales relacionadas con la resolución de disputas, la responsabilidad, la fuerza mayor y la confidencialidad. Es crucial que los contratos incluyan disposiciones claras para mitigar riesgos y que la empresa cuente con un plan para hacer frente a posibles incumplimientos o situaciones imprevistas.
5. Renovación y vencimiento de contratos:
Es importante que la empresa cuente con un sistema eficiente para la gestión de la renovación y el vencimiento de los contratos. La auditoría debe revisar si existe un seguimiento adecuado de las fechas clave de cada contrato y si los procedimientos para renovar o finalizar acuerdos se están cumpliendo. La falta de control en este aspecto puede llevar a pérdidas financieras o interrupciones en las operaciones.
6. Documentación y cambios contractuales:
Los contratos, a menudo, sufren modificaciones a lo largo de su vigencia. La auditoría debe revisar si la empresa tiene un proceso formal para documentar y aprobar cualquier enmienda o cambio contractual. Es crucial asegurarse de que los cambios estén respaldados por la documentación necesaria y que ambas partes acuerden por escrito cualquier modificación, con la suscripción de la adenda respectiva.
7. Trazabilidad y transparencia:
Un sistema de gestión de contratos debe garantizar la trazabilidad y transparencia de todas las interacciones contractuales. Esto implica que cada etapa del proceso (desde la negociación inicial hasta la ejecución y cumplimiento) debe estar debidamente documentada. Durante la auditoría, se debe revisar si existen registros completos de todas las actividades relacionadas con cada contrato, incluidas las negociaciones, aprobaciones y comunicaciones con las partes involucradas.
8. Control de costos y beneficios:
La auditoría también debe enfocarse en la rentabilidad de los contratos. Esto implica evaluar si los contratos están generando los beneficios financieros esperados para la empresa. Se deben revisar los términos relacionados con los precios, los descuentos y las penalizaciones por incumplimiento para garantizar que la empresa esté obteniendo el máximo valor de sus acuerdos y se estén aplicando las cláusulas pactadas.
9. Cumplimiento normativo y legal:
Un aspecto fundamental es verificar que todos los contratos cumplan con las normativas legales vigentes. La auditoría debe asegurarse de que los contratos se alineen con las leyes locales, nacionales e internacionales aplicables, especialmente en áreas como la protección de datos, los derechos laborales y las normativas medioambientales. El incumplimiento legal puede llevar a sanciones graves para la empresa contratante.
10. Automatización y tecnología:
En la era digital, muchas empresas están implementando herramientas de software para la gestión de contratos. Durante la auditoría, es importante evaluar si estas herramientas están siendo utilizadas de manera eficiente. La automatización puede mejorar la precisión, reducir el tiempo de gestión y facilitar el acceso a la información contractual. La auditoría debe revisar la funcionalidad y seguridad de estas plataformas, asegurando que sean adecuadas para las necesidades de la empresa.
En resumen, una auditoría al proceso de gestión de contratos es esencial para garantizar que los acuerdos contractuales se manejen de manera eficiente, cumpliendo con los términos establecidos y alineándose con los objetivos estratégicos de la empresa. Al identificar áreas de mejora y mitigar riesgos potenciales, las auditorías pueden ayudar a optimizar los procesos de contratación y proteger a la empresa de futuros problemas legales o financieros.
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