Elegir al proveedor correcto es una de las decisiones más críticas en cualquier proceso de compras. En categorías complejas o de alto impacto, la calidad de la evaluación y selección puede marcar la diferencia entre el éxito y un riesgo operativo, financiero o reputacional. Este artículo aborda las mejores prácticas para estructurar RFIs y RFPs efectivos, evaluar proveedores más allá del precio, mitigar riesgos asociados a proveedores únicos y detectar a los jugadores innovadores en mercados maduros.
¿Cómo estructurar un buen RFI/RFP para categorías complejas?
Para compras complejas, es recomendable dividir el proceso en dos etapas:
1. RFI (Request for Information):
- Objetivo: explorar el mercado y preseleccionar proveedores potenciales.
- Debe incluir preguntas sobre experiencia, capacidades, certificaciones, casos de éxito, cobertura geográfica; entre otros.
- Permite filtrar y conformar una "shortlist" realista para la siguiente etapa (RFX).
2. RFP (Request for Proposal):
- Debe contener los Términos de Referencia (TDR), especificaciones técnicas, condiciones comerciales y logísticas esperadas.
- Se recomienda usar un formato estructurado para facilitar la comparación.
- Incluir matriz de evaluación con criterios ponderados (precio, calidad, servicio, cumplimiento, innovación, valores añadidos, etc.).
Una buena estructuración permite una selección más justa, transparente y alineada con los objetivos del negocio.
Herramientas para evaluar proveedores más allá del precio.
Cuando se habla de compras estratégicas, el precio es importante, pero no lo es todo.
Algunas herramientas clave incluyen:
- Matrices de evaluación multicriterio: permiten ponderar distintos factores y evitar que el precio pese más de lo debido.
- Scorecards de desempeño: basadas en indicadores históricos como cumplimiento de entregas, SLA, atención al cliente, flexibilidad, etc.
- Visitas técnicas o auditorías a planta: para validar capacidad real de producción o calidad de productos.
- Simulaciones o pruebas de servicio: en servicios críticos, evaluar el aplicar pilotos o pruebas de servicio controladas (por ejemplo: primer lote pequeño que nos permita medir perfomance de proveedor).
- Evaluación de riesgos reputacionales o financieros: informes de compliance o salud financiera del proveedor.
Riesgos de trabajar con proveedores únicos y cómo mitigarlos
Tener un único proveedor puede ser conveniente, a nivel logístico, pero implica riesgos importantes:
- Dependencia excesiva.
- Falta de poder de negociación.
- Vulnerabilidad ante interrupciones o conflictos.
Estrategias para mitigar:
- Buscar proveedores alternativos (aunque no sean activos) y mantenerlos calificados, de esta forma sacamos la categoría del cuadrante cuadrante Cuellos de Botella, según la matriz de Kraljic;
- Desarrollar a un segundo proveedor en paralelo si el mercado lo permite, por el mismo motivo del punto anterior.
- Establecer contratos con stock de seguridad o plazos de transición, de esta forma aplicamos la macroestrategia: Asegurar el Suministro, aplicable al referido cuadrante.
- Negociar cláusulas de continuidad operativa o penalidades por interrupciones.
Uno de los aspectos más importantes de un RFX radica en la búsqueda/selección de los proveedores, dado que si no llegamos a los mejores y/o a los más competitivos, el resultado que obtendremos no será el mejor para nuestra empresa.
¿Cómo identificar proveedores innovadores en mercados maduros?
Incluso en mercados estables o muy competitivos, existen proveedores que marcan la diferencia. A continuación compartimos algunas ideas para encontrarlos:
- Asiste a ferias o eventos especializados;
- Establece relaciones con asociaciones o clusters productivos;
- Contacta a embajadas de países, aplicando el Global Sourcing;
- Monitorea premios de innovación o rankings sectoriales;
- Lanza retos específicos dentro del RFX o como acción paralela; etc.
“La innovación puede estar en el producto, en el modelo de entrega, en la digitalización o en el enfoque comercial”.
En conclusión, evaluar y seleccionar proveedores de forma inteligente es una competencia clave para los equipos de compras modernos. Implica combinar herramientas técnicas, criterio estratégico y una mirada al futuro. En categorías complejas, el proceso debe ir más allá del precio y considerar el impacto que un proveedor tendrá en la operación, la reputación y la competitividad de la organización.
Si su empresa busca acompañamiento para estructurar un proceso de RFX o tomar decisiones críticas a nivel de categorías o proveedores, estamos aquí para apoyarles.
Solicite la información de nuestro servicio de Negociación de Categorías por Encargo basada en la aplicación de la metodología de Strategic Sourcing (Abastecimiento estratégico) al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
